REGOLAMENTO MandiGAS

approvato il 01/04/2016

 

Criteri secondo i quali il MandiGAS orienta i propri acquisti

L’associazione di promozione sociale “MandiGAS” promuove e sostiene:

  • i prodotti da agricoltura biologica, biodinamica e omeodinamica, possibilmente certificati dagli enti preposti;
  • i prodotti no food ecologici, con certificazione bio-etiche e di sostenibilità ambientale
  • le visite aziendali, la conoscenza diretta e la trasparenza di informazione, anche nella composizione del prezzo
  • la sostenibilità nel trasporto, nel confezionamento e nella pubblicità
  • la ricerca del chilometro zero, privilegiando ove possibile le aziende locali e/o di piccole dimensioni;
  • i prodotti equo-solidali, concepiti nel rispetto dei lavoratori e della loro terra;
  • le realtà che promuovono una forte etica sociale (ad esempio: cooperative che tutelano categorie deboli di lavoratori, che danno nuova vita alle terre confiscate alle organizzazioni criminali);
  • le aziende che rispettano i propri lavoratori con contratti e salari equi;
  • l’imprenditorialità femminile
  • il rispetto degli animali – cruelty free

 

GRUPPO LOCALE

L’associazione è organizzata in Gruppi Locali di gasisti associati.

Il Gruppo Locale ha una propria organizzazione operativa ed è coordinato dal Referente del Gruppo.

Il Gruppo Locale facilita le relazioni tra i gasisti di un determinato territorio.

Considerato che le fondamenta del MandiGAS sono le relazioni personali, i gasisti possono essere inseriti nel gruppo desiderato, anche se diverso da quello territorialmente di competenza, previa comunicazione al Referente del Gruppo di destinazione e compatibilmente con l’organizzazione del gruppo stesso.

 

Il Gruppo Locale promuove le proposte d'acquisto per il proprio gruppo e di norma la estende agli altri gruppi.

 

GASISTA

La persona interessata ad associarsi al MandiGAS prende visione dello Statuto e del Regolamento, compila in tutte le sue parti il modulo di richiesta di iscrizione, lo firma e lo consegna, unitamente alla quota associativa annuale, al Referente del Gruppo o ad un membro del Direttivo che rilascia ricevuta dell'avvenuta richiesta.

 

La quota associativa ha validità annuale dal 01 gennaio al 31 dicembre. Pertanto, ad ogni nuovo anno associativo, viene chiesto all’associato di rinnovare l'iscrizione all'associazione consegnando il modulo e versando la quota associativa prevista.

 

Il nuovo associato gasista o chi deve apportare una modifica ai suoi dati personali provvede a compilare il Modulo Web (www.MandiGAS.net - “Chi siamo” - “Come associarsi” - MODULO WEB per l'inserimento dei dati personali). I dati inseriti verranno riportati nell’elenco degli associati.

 

Il gasista collabora attivamente alla vita associativa, partecipa alle riunioni, contribuisce fattivamente alle attività di acquisto collettivo (organizzazione ordine, ricevimento, controllo e smistamento dei prodotti) ed alle iniziative culturali.

 

In occasione di ogni ordine il gasista:

    1. riceve, tramite posta elettronica, la proposta d'acquisto;
    2. per aderire alla proposta, entro la scadenza indicata, deve:
      • compilare il modulo in tutte le sue parti (cognome, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.)
      • se il modulo è in formato Excel
        • sostituire nel “nome del file” il termine “GASISTA” con il proprio “COGNOME NOME”
        • inviare l’ordine tramite e-mail al Referente dell’Ordine:
          • rispondendo alla mail della proposta senza cambiare l'oggetto della mail
          • allegando il file del suo ordine
    3. controlla con regolarità la posta elettronica per essere informato:
      • sulla eventuale necessità del gruppo di recuperare supporto volontario per le attività di ricezione, controllo, smistamento e consegna della merce;
      • sul luogo, la data e sull’orario definiti per la consegna dei prodotti;
    4. comunica al Referente dell’Ordine la sua disponibilità a dare supporto alle attività, nell’ottica di una attiva collaborazione;
    5. il giorno del ritiro, nell’orario comunicato, provvede, personalmente o mediante un suo delegato (preventivamente comunicato al Referente dell’Ordine), a:
      1. consegnare l’eventuale modulo di iscrizione all’associazione ed a versare la quota associativa annua;
      2. verificare la corrispondenza del suo ordine con il modello riepilogativo;
      3. versare il corrispettivo aggiornato (spese di trasporto, variazione sconto, ecc.);
      4. sottoscrivere il modulo riepilogativo quale attestazione del ritiro del prodotto e consegna del controvalore;
      5. sottoscrivere l’eventuale erogazione liberale;
      6. ritirare la merce ordinata.

 

Il gasista accetta piccoli disguidi organizzativi in quanto riconosce che le proposte dell’associazione sono gestite a titolo volontario, collaborativo e gratuito senza l'applicazione di alcun ricarico economico.

 

Il gasista aderisce alle proposte d'acquisto solo se già associato ovvero se intende associarsi all'atto del ritiro dei prodotti.

 

Un associato può essere escluso dall'associazione se non si presenta al ritiro dei prodotti senza preventivo avviso al Referente dell’Ordine ed inoltre se in maniera reiterata e nonostante ripetuti inviti non osserva lo Statuto e le indicazioni del presente Regolamento.

 

REFERENTE del GRUPPO

Il Referente del Gruppo:

  • è l’associato che coordina il gruppo locale e con il Referente dell’Ordine è responsabile delle formalità e dei pagamenti di competenza;
  • è individuato annualmente e può essere sostituito in caso di necessità o impedimenti personali, previa comunicazione al Presidente;
  • collabora nel coordinamento degli ordini mediante:
    • comunicazione agli altri referenti dell’intenzione di avviare un ordine;
    • individuazione del Coordinatore dell’Ordine e definizione condivisa delle tempistiche dell’ordine (avvio, scadenza, consegna e distribuzione);
    • comunicazione al Coordinatore dell’Ordine l’adesione del suo gruppo.

 

COORDINATORE dell’ORDINE

Il Coordinatore dell’Ordine, è l’associato che coordina le attività necessarie per gestire un ordine che viene proposto ai gruppi. Il Coordinatore dell’Ordine, con la collaborazione dei Referenti degli Ordini dei singoli gruppi che si sono attivati, valuta le problematiche logistico-organizzative coordinando tutte le fasi della proposta d'acquisto:

  • valutazione e presentazione del fornitore (se nuovo);
  • ottenimento del listino aggiornato del fornitore con specificazione delle modalità di pagamento;
  • valutazione delle modalità di trasporto/spedizione e dei luoghi in cui verrà effettuata la consegna dei prodotti;
  • informazione preventiva dell’avvio dell’ordine al Tesoriere;
  • coordinamento per la predisposizione dei moduli d'ordine (“Modulo gasista” e “Modulo referente”) considerando che i dati fondamentali del modulo d'ordine sono: cognome e nome dell’associato, indirizzo e-mail, numero di telefono, luogo ritiro, descrizione del prodotto, quantità, prezzo unitario e controvalore, spese di trasporto;
  • raccolta dei moduli d'ordine “Referenti” dai gruppi attivi;
  • definizione dell’ordine complessivo;
  • invio dell’ordine al fornitore;
  • coordinamento della spedizione e della consegna con i singoli referenti degli ordini;
  • quadratura degli importi ordine-fattura-incassi.
  • aggiornamento del file dello storico degli ordini

 

REFERENTE dell’ORDINE

Il Referente dell’Ordine è l’associato che gestisce l’ordine all’interno del Gruppo Locale e si relaziona con il Coordinatore dell’Ordine. Il Referente dell’Ordine, con la collaborazione degli associati del gruppo, valuta le problematiche logistico/organizzative per la gestione dell’ordine curando e coordinando tutte le fasi di propria competenza:

  • valutazione e definizione con il Referente del Gruppo per l’avvio di un ordine
  • comunicazione al Coordinatore dell’Ordine della disponibilità per l’avvio dell’ordine.
  • valutazione delle modalità di trasporto/spedizione e luogo consegna dei prodotti;
  • verifica i dati fondamentali del modulo d'ordine (Modulo gasista e Modulo referente): campi cognome e nome degli associati, indirizzo e-mail, numero di telefono, luogo ritiro, descrizione del prodotto, quantità, prezzo unitario e controvalore, spese di trasporto.
  • invio della proposta di acquisto agli associati verificando preventivamente
    • l’elenco degli associati (link)
    • l’elenco delle nuove iscrizioni (nuovi iscritti non ancora inseriti nell’elenco degli associati)
  • raccolta dei singoli moduli (modulo gasista) d'ordine del gruppo;
  • compilazione del “Modulo Referente” ed invio al Coordinatore dell’Ordine;
  • verifica, smistamento e distribuzione dei prodotti al momento dell'arrivo;
  • raccolta e quadratura degli incassi;
  • versamento degli importi raccolti dagli associati mediante apposito bollettino c/c postale.
    • Gli importi dovranno essere distinti per per singolo ordine.
    • Sul bollettino dovranno essere riportati i seguenti dati
      • Gruppo Locale
      • causale ordine e periodo
      • dettaglio importo versato per:
        • valore merce
        • erogazione liberale
  • verifica della documentazione complessiva (ricevute di versamento sul conto corrente dell'associazione, riepilogo d'ordine firmato dagli associati);
  • consegna della documentazione (DDT, modulo riepilogativo con le firme, bollettini sul c/c postale, fatture di acquisto ed eventuali iscrizioni) al Tesoriere che curerà il pagamento al fornitore (cassetta delle lettere della sede legale Studio Adamo via Nazionale 9 - Tavagnacco)

 

Il Referente dell’Ordine propone gli acquisti nel rispetto delle persone aderenti all’associazione verso le quali ha il dovere morale di comunicare una informazione il più possibile corretta ed accurata.

TESORIERE

Il Tesoriere gestisce le attività di cassa/banca per conto dell’associazione e viene preavvisato delle proposte d’acquisto promosse dai gruppi.

In particolare il Tesoriere:

  • riceve i moduli di adesione all'associazione e le quote sociali;
  • riceve la documentazione completa degli ordini (DDT, modulo riepilogativo con le firme, bollettini sul c/c postale, fatture di acquisto);
  • registra le scritture contabili in entrata e in uscita di cassa e banca;
  • esegue i pagamenti ai fornitori;
  • raccoglie, verifica e conserva cronologicamente: i DDT,  i riepiloghi degli acquisti firmati dagli associati, le ricevute dei versamenti sul conto corrente dell'associazione, le fatture, le ricevute dei bonifici eseguiti, gli estratti di conto corrente;
  • predispone un bilancio consuntivo e preventivo.

 

SEGRETARIO

Il Segretario riceve dai Referenti di Gruppi le iscrizioni e provvede all’aggiornamento dell’elenco degli associati.

In collaborazione con il Tesoriere, verifica periodicamente la corrispondenza tra moduli di adesione all'associazione, quote incassate e libro degli associati. Provvede annualmente alla stampa del libro degli associati e dei libri dei verbali del CD e dell’Assemblea.